2021年行政办公室上半年工作总结

2021年行政办公室上半年工作总结

一、工作概述

2021年在公司各级领导的关心指导下，在其他部门的热心支持和大力帮助下，克服疫情防控、部门管理人员更迭等不利因素，准确识变，科学应变，主动求变。主动梳理工作，增强宣传报道维度。严把广告用品审批制作流程，积极协调优先制作，保证制作时效。准确及时整理周例会材料，确保公司政策准确传达到中层管理人员。一系列举措的实施和各项工作的开展，让我们在这个饱经风雨的年度，坚定了信心，完成了目标。

二、工作绩效完成情况

（一）绩效指标实现情况

宣传报道方面：对大型活动、重要事件进行及时报道，全年报道数量要求大于200篇，截止到12月31日，年度微信公众号报道数量为268篇，年度任务完成率134%。

报道内容涵盖公司类重大新闻、车间一线动态、公司文体活动等。在年初疫情防控关键期发布重要疫情防控信息及公司各单位疫情防控措施，有效坚定了全体人员的抗疫信心。在疫情防控常态化后，积极展现各单位复工复产举措，以及车间、园区的崭新面貌，积极传递正能量。在“120大决战”期间，积极展示各单位热火朝天、勇于争先、鼓足干劲冲刺年度目标的干事热情，有效激发全员工作热情，为完成年度目标贡献积极力量。

在做好疫情防控常态化工作的前提下，主动梳理工作，增强宣传报道维度，从大处着眼，小处着手，报道了一批员工喜闻乐见的优秀作品，有效增强了公众号的关注度和文章阅读量。建立宣传台账，以周为时间周期，记录微信公众号每日推文一周阅读量、一周转发量，形成基础数据，为数据分析做准备。微信公众号关注用户数量从年初的1022人增长到现在的1395人，涨幅36%。公众号推文常读用户从最初的604人，增长到现在的793人，常读用户比例达到57%。公众号推文累计阅读人数103208次，平均每篇推文阅读量为385次，较之前有大幅增加。

组建了建材集团通讯员队伍。年初制定建材集团通讯员管理制度，沟通各单位成立了通讯员队伍。通讯员由各事业部、公司综合办/生产安全部人员兼职担任，现有成员费县水泥1人，工业园1人，新材料公司2人。成立之初，受疫情影响未能面对面进行交流，建立微信群，通过在群内交流分享素材收集、资料整理、优秀公众号文章学习等一系列措施，提升自身技能水平。6月30日，组织召开优秀通讯员表彰会议，对上半年通讯员工作进行总结，评选出一名优秀通讯员并颁发了荣誉证书和奖品。同时，利用难得的面对面交流机会，大家畅所欲言、头脑风暴，对工作过程中遇到的困难、好的方法思路、下一步计划打算，进行了充分交流和分享，也明确了下一步工作开展举措。在疫情防控常态化和“120大决战”期间，各单位充分挖掘干事创业的火热场景和人员奋勇争先、拼搏目标的澎湃劲头，营造了良好的决战氛围，为完成年度目标任务奠定良好舆论基础。

宣传用品管理方面：严把广告用品审批制作流程，积极协调优先制作，保证制作时效。疫情防控期间，积极对接联系合作广告公司，克服交通封堵、人员原材料短缺等不利因素，加班加点制作疫情防控条幅和宣传展板，有利的保障了疫情防控工作的全面开展。在疫情趋于常态化，公司各单位生产运营稳定向好的情况下，对费县水泥事业部、安全环保部、营销中心、辉泰矿山事业部等部门提出的制作需求，积极协调沟通，尽快确定制作内容进行制作，协调广告公司到厂进行安装，圆满的完成了多次临检前标识牌抢修抢建工作，保障了迎检工作的顺利开展。

员工活动组织及丰富员工福利方面：年初受到疫情影响，常规活动暂未组织，疫情防控常态化后，4月份清明节，组织费县部分代表进行哀悼活动，五一劳动节期间展现各岗位劳动场景，制作祝福视频，反响强烈。同时，在5月份举办员工篮球赛，增强各单位员工体魄，提振各单位工作热情。进入7月份，协助后勤管理部工作组织伏羊节活动、夏日团建系列活动及厂庆活动，气氛热烈，正能量满满，有效凝聚团队力量。9月份，组织“携手未来，我与沂州共成长”主题征文活动，得到各单位员工的踊跃参加。进入秋季，筛选公司一年四季优秀景色照片，制作点亮沂州四季推文活动。进入年度，一年一度的元旦晚会筹备拉开序幕，虽然历经挫折，晚会还是圆满完成，在不平凡的年份，展现了沂州人不平凡的业绩。除此以外，协助做好重要节假日员工福利发放工作。包括春节福利、三八福利、端午福利、高考奖学金、中秋福利积极与集团总部董办对接，圆满完成分发任务，提高员工幸福指数。在6月、7月、8月，通过滴滴出行优惠券、电信、联通优惠电话卡，丰富员工并福利项目，提升员工幸福感、归属感。

业务技能学习方面：三月份学习《行政办公管理实用必备全书》，摘录其中与工作相关的十八个章节知识点进行学习，九月份组织学习商务礼仪基础知识，十一月份组织学习公文写作培训，建立学习跟踪表，从学习内容、学习心得、对现有工作的应用三个主要方面进行记录，学习后对行政管理有了系统认识，受益良多。

优化服务接待流程方面：6月份外出至费县光大环保能源有限公司学习参观行政管理工作，重点对其会议筹备进行了跟进学习，学习结束后，整理了学习记录，结合自身实际，吸收借鉴其优秀经验。11月份，会同后勤管理部一起至新时代药业进行参观学习，了解其接待、活动组织情况，通过对比找差距，借鉴优秀经验后期实践提升。

行政事务及行政制度完善方面：1月对建材集团现有行政类管理制度进行梳理。1月完成新制度拟定工作（《建材集团空调管理制度》、《建材集团办公电脑管理制度》）。6月对行政类管理制度进行补充完善，更好指导实际工作。2019年档案已通过分类、编制档案目录、检索工具、组卷、排列编号、编写卷内目录、编写案卷题名、案卷装订、编档号、装盒归档整理完毕；2021年4月15日下发关于集中收集档案的通知，集中收集档案；7月9日-10日行政办公室对费县基地档案管理工作进行了专项检查。

日常工作方面：提高会议纪要整理的效率及质量，无特殊情况在当天完成整理、审核、下发工作。全年累计整理下发会议纪要及跟踪事项35次，有效的将会议精神传到至各单位管理层。借助档案整理契机，对留存的各类历史合同进行整理，对过期合同进行编号存档，对仍在合同期限内的各类合同扫描电子版进行存档，便于及时查找。公司沿街楼房屋租赁户日常电费收缴，对五月份和十月份到期的租户，沟通后续签合同。做好招待用酒水的日常盘点记录，对库存不足酒水及时上报建议补充库存，及时记录领用明细，全年累计登记各类酒水领用记录129人次，确保账物百分百相符。

（二）工作总结与反思

1、绩效亮点与经验

成立通讯员队伍，建立宣传台账，增强宣传报道维度，有效提升公众号的关注度和文章阅读量。最大阅读量为5月16日报道的《山东省应急厅到费县沂州水泥有限公司开展安全生产集中整治工作专项检查》，累计阅读量突破历史记录，达到3241人次。成绩的取得来源于几个方面：一是题材点的重要程度。省政府部门到公司检查，公司领导重视，市县政府部门重视，对公司的影响程度大。二是宣传推广积极性的调度。文章发表后，公司领导高度重视，带头在管理人员微信群内积极调度转发，各单位积极响应，迅速形成燎原之势，实现了全员转发、全员宣传的氛围，有效扩大了宣传层面。文章阅读量突破历史记录后，尝到了调度转发的甜头，在每次推文发送后，沟通文章相关部门管理人员调度本部门人员阅读、转发、点赞，带动了全员对公众号的关注度，微信公众号关注用户数量从年初的1022人增长到现在的1395人，涨幅36%。公众号推文常读用户从最初的604人，增长到现在的793人，常读用户比例达到57%。

2、工作失误与教训

2.1 微信公众号推文内容吸收借鉴要有尺度，发送流程要提前验证。5月14日微信公众号号发送错误，导致无法修改只能全篇删除。反思原因在于：一是文章吸收借鉴过多，未进行查重检测。当时正值篮球赛活动期间，策划进行初赛、半决赛、决赛三场报道，提前准备素材，通过查找网络素材后进行借鉴修改，未及时发现原文章有原创标识，同时对内容修改不足，抄袭现象严重。二是发送流程审核把关不严。正值当天调休，在当天举行完半决赛后由办公室同事挑选照片后进行文章编辑，文章预览未发现异常，在验证发送环节有非常规发送提示，同事对流程不熟悉，未识别出异常进而造成了本次错误。通过本次失误需要重点加强对文章内容的审核把控，吸收借鉴要有尺度，加强原创文字的整理。同时，对因特殊情况需要交接的工作，需要提前梳理各项流程，以防对工作不熟悉造成失误。再就是，常规工作，办公室人员需要轮岗交叉学习，确保常规基本工作全员掌握，防止因专职负责人员不在岗，工作就裹足不前。

2.2 档案管理工作提升：

2019年档案已通过分类、编制档案目录、检索工具、组卷、排列编号、编写卷内目录、编写案卷题名、案卷装订、编档号、装盒归档整理完毕；

档案管理规范化提升：2021年4月15日下发关于集中收集档案的通知，集中收集档案；7月9日-10日行政办公室对费县基地档案管理工作进行了专项检查。问题整改要求如下：

建材集团档案室需要整改的问题共6项，整改要求为：

（1）采购中心标书重新整理、存档、建立档案目录；

（2）财务部将空白档案盒、空白单据移出档案室；

（3）人资部将堆放档案整理、存档、建立档案目录；

（4）行政办公室负责施工图纸整理、存档、建立档案目录；

（5）行政办公室协同相关部门根据具体情况处理相关堆放的文件；

（6）各单位建立电子档文件存档，同时将电子档文件及目录备份移交行政办公室备案；）。

设备管理部档案室需要整改的问题共7项，整改要求为：

（1）配备灭火器、老鼠夹、樟脑球；

（2）档案目录要细化，保障能快速、准确找到资料；

（3）档案室箱子里的档案要落实清楚是否是多余备份，多余备份的材料要在箱子外面贴好目录，规整摆放；如果是其他材料，要整理好存放档案柜；备份的的材料也要有总目录，备不时之需。

（4）把与档案无关的杂物从档案室移出；

（5）根据档案目录，把档案补充完整；

（6）建立图纸电子档案；7、规范档案管理，建立档案借阅登记表、专人负责档案管理工作；）

通过档案检查、自检，逐步对之前不规范档案进行整理。

三、2021年工作计划

（一）当前管理存在问题及提升措施

工作效率有待进一步提高。办公室工作的特点是综合、琐碎，但又不可或缺。办公制度尚需进一步完善，团队的做事方式和方法，还需要不断磨合提升，在分工和协作中，进一步提高工作效率。提升措施：管理人员以身作则，带头示范，冲锋在前，靠前指挥，工作重安排更要重落实。定期或者不定期召开部门人员民主生活会，开展批评和自我批评，总结复盘，查找一定时期内的工作不足。

工作细致度有待进一步提升。办公室的工作事无巨细，在一些日常事务工作中，由于工作疏忽，细节方面容易出现各种纰漏，因此要严把细致关，进一步提升工作细致度。提升措施：进行模块化管理，制定各类常规事项工作预案，尽可能细化、注重操作性、实用性、充分预估各种急难险重因素。

管理水平有待进一步提升。办公室管理水平离集团的严格高效要求还有一定差距。办公室内部管理尚不够明确细致，一些管理制度没有很好的落实执行，同时缺乏制度执行的监督机制，因此办公室的科学化管理水平有待进一步提升。提升措施：梳理常用工作事项制度执行条例，熟读熟记，避免事到临头不知所措或罔顾制度及现查制度的情况发生。对办公室人员职责界定清晰，在宽岗的基础上实行窄岗，实现人员一专多能，互相补位。

（二）工作执行计划

1、优化行政管理职能。根据部门职责及岗位编制，重新修订岗位职责。完成行政管理待修订制度识别，拟定修订方案，并进行制度下发，根据制度运行评估情况，再次修订颁布。根据重新设定岗位电脑等级，对现有电脑运行情况进行排查，拟定办公生产电脑更新换代方案，根据方案考察电脑，完成办公生产电脑升级，提升人员办公效率。

2、推进企业文化建设。通过对建材集团年度员工活动识别，年度员工活动计划拟定，在原有活动基础之上，增加1-2个主题活动，进而丰富员工文体活动。同时，盘点企业标识明细，如文化日历、电子贺卡、信笺、看板、宣传栏等，推进形象建设与集团VI整体设计。优化传播载体，制定具体短视频传播方案并组织实施，通过微信公众号、抖音等多渠道对企业文化进行宣贯，定期对员工企业文化知识熟知情况进行考核，制定员工行为规范标准，每月对员工行为进行检查监督，形成记录，多措并举，营造践行企业文化的良好氛围。

3、强化宣传管理。扩大对外宣传，提高公司品牌影响力，对通讯员进行业务基础知识培训，提升业务能力。根据现有桥体、车体等户外广告数量，新增2-3个高铁站、高速服务区或桥体重要品牌宣传点，同时，强化舆情管理，每日对相关自媒体进行舆情跟踪，形成情况记录，确保公司正面形象宣传。

4、提升部门岗位员工业务技能水平。组织车队驾驶员安全教育培训，提升安全驾驶意识。组织行政文员学习摄影拍摄培训，达到摄影初级标准要求，满足日常宣传报道要求，同时进行商务礼仪和公文写作培训，提升日常基础业务能力，优化工作细节。