机关公文写作

机关综合文稿起草工作的四个着力点

文物秘诀，但有规律；文无定法，但需得法。机关综合文稿起草主要是为机关领导和推动机关各项工作服务的，是一项理论性、实践性、时限性和务实性都很强的工作，除了涉及一般法定公文外，还涉及大量事务性文书如领导讲话、工作总结、计划、方案、思路、要点、情况汇报、典型经验介绍、调研文稿等等。可以说，这些文稿起草，既要讲求“文以载道”，表达思想，体现政策和措施办法；又要讲求“成文之法”，遵循规律，合乎规范和格式“体例”。其关键主要有以下四个要点。

一、切入点：把握领导意图。

意图不明，主旨不清，行文就没有重点和方向，心里就没有底。这是文字工作者的切实感受，也是文字工作的“大忌”。从文秘工作的性质特点来看，综合文稿实质上是一种表达领导思想感情、体现领导工作个性、展示领导精神风貌的重要载体。它的起草工作与文学创作的最大不同的显著特点，就是“因是为文、奉命而作”，因此，起草工作必须“唯领导意图是瞻”；其成功与否，也首先取决于所服务的领导是否认可和满意。如果一篇文稿不能体现领导的“意图”（包括领导的思想意识理念、工作态度作风、思路及方式方法、乃至于语言表达的风格习惯和特点等），或是不和领导的“口味”那么，即使写得再好，也终究是徒劳无功，白费力气。因此，综合文稿的写作，必须把准确领会和体现领导意图尤其是工作意图作为起草工作的切入点和先决条件，否则，难以使领导满意。可以说，把握了领导的意图，就等于是把握住了文稿的“要旨”、基调，把握住了行文的重点和方向、文稿起草工作也就成功了一半。当然，工作中，领导意图的体现或把握有着许多不确定的因素，会出现诸多“难点”、“疑”甚至“盲点”。比如：有时领导只是简单的提出一两个问题，或只是粗略的交代几句话，更多的是需要我们去做大量的揣摩、延伸、拓展、补充、细化和完善等等“拾遗补缺”工作，才能使之明细化、条理化、系统化。现实工作中有时还常会遇到“上午给题目，下午要文稿”或是领导授意不清等“意外”情况。这就需要我们凭借经验与以灵活把握或机动处理。这种把握和处理，显然离不开平时工作中的细心观察、体验、领悟，以及相关经验的积累。我个人感受较深的是，做好领导意图把握工作，也有一个“磨合”的过程，其关键点在于要在“三个不断”上下功夫，即：一是要不断了解领导，重点了解其理论素思想内涵、决策工作取向；二是要不断适应领导，重点适应其思维特征、性格特点、语言习惯；三是要不断学习领导、重点学习其领导艺术、道德品质、人格魅力。只有通过这种有意思的了解，适应和学习，才能使自己的思维理念与领导形成“合拍共振”在文稿起草时产生潜移默化的作用，促进文稿内容与领导“意图”的有效对接，并在文稿中充分体现出领导的风格特点，实现准确表达领导“意图”的目的。

二、核心点：充分占有材料。

文稿质量水平的高低不在于文字的堆砌，而在于对问题的研究分析和对观点的概况提炼，在于对材料的合理取舍与运用。实践证明，挖取主题、亮明观点、阐明要以，必须以事实为依据，既要体现上级精神又要切合当地的实际；既要源于实践又要高出与实践；既能引经论典又有具体实例。如此，才能使文稿言之有理、言之有物、言之有据、深入浅出，富有境界和张力，发挥出它的功能作用，最终达到推动工作的目的。而这一切，都必须建立在充分占有材料的基础之上。古人说：“老于读书，谕于作文”。我个人认为从事综合文稿写作其实也是“七分想（看），三分写”。因为综合文稿主要形成“构件”就是情况和材料，不去看、不去想、不去“消化”，就无从“下笔”。另外，从我国应用文体的起源和发展过程来看，也可以说明这一点。古代的应用文本来是起于“言事”，但后来人们在使用过程中发现，孤立的言事有时还不足以解决问题，因此要晓之以“理”；而光有“理”也是也不行，还必须再诉之以“情”。所以，人们通常“事、理（义）、情”称为应用文的三个基本要素。在对它们的使用上，主要视“言事”的具体方位和需要而定。就综合文稿而言，“事、理（义）、情”实际上就蕴含在各种各样的情况和材料之中。也就是说，能客观反映事物发展归路和揭示事物发展本质的种种“情况”和“材料”，就是写作综合文稿不可或缺的“构件”。在工作中，我们每次接到文稿起草任务时，第一项工作就是要大量搜集材料，了解实际情况，落实有关数据，尽量大可能的在最短的时间内收集到与领导意图有关的第一手材料和实际情况，然后要尽最大可能的把方方面面、上上下下的情况“吃深”、“吃透”，这样，文稿起草起来才会感到得心应手。否则，就会陷入“巧妇难做无米之炊”的尴尬境地，纵使你有天大的本事也没用。初学文稿写作的同志拟稿前常常会感到“没有什么可写的”、“不知从何写起”，恐怕也真是不明白或不重视对材料收集、占有和取舍、运用的道理。“充分占有材料”，仅是针对单篇文稿起草情况而言。对从事综合文字工作的同志来说，还必须熟悉方方面面的情况，识“大体”、讲“见识”、饱“学养”。也就是既要“同上情”、“懂外交”，及时了解掌握上级的大政方针政策和重大决策部署，周边地区以及兄弟单位的发展态势；又要“熟内情”、“知下情”，对本地、本部门或单位的新情况、存在问题以及新经验、新做法等等心中有数。如此，文稿起草工作才能免去“巧妇难做无米之炊”之难和“没有什么可写的”、“不知从何写起”之感。

三、根本点：认真谋篇布局。

写文章，最关键的思路清晰、布局合理。任何一种文体，科学的做法就是在写作前先把要表达的观点和意图想好，把要表达要点和内容想到，这就是所谓的“酝酿”、“构思”、“谋篇”与“布局”。我个人的体会是综

合文稿写作，动笔前拟列一份提纲既很重要，也很“管用”，不失为一种有效的好办法，能解决不少实际问题，免除许多“劳心”、“劳累”之苦；特别是能较好地化解文稿写作中令人头疼的“程序与效率”这一矛盾，有效提高文稿的成功率、质量和效率。这是因为在现实工作中，综合文稿起草不但是“个人创作”，经常还需要集体参与、分块写作或有别人提供材料，有时干脆是委托部门代笔，因此前前后后会涉及到很多“中间环节”问题和不确定因素，比如材料的收集、补充、综合、替换、修改、深化、等等。在这种情况下，拟一份相对完整的提纲，事前分别交给领导审阅或相关人员讨论，就能产生“磨刀不误砍柴工”的功效，避免重头再来的危险。这是撰写“大块头”的文稿（比如工作总结、大型会议材料等等）尤须注意的，也是惯用的办法。如果时间或条件允许，提纲拟的越细、越实、越到位越好，以便材料收集整理、文字的组织加工和综合利用等实际操作。对于从事综合文稿写作的同志而言，学会拟列提纲，我认为是十分必要的；养成拟写提纲的习惯，也将受益多多。它好比是人体的“骨骼”、房屋的“框架”、运行的“航线”、指向的“路标”，也可以说是一张规划设计“蓝图”。有了这张“蓝图”只要按科学的方法去“备料”、“施工”、“装饰”就可以了。有时候，一篇好提纲，再加几份配套材料和数据资料，就可供领导作为讲话稿使用，这无论是 ……此处隐藏10374个字……，从零开始，很快打开了工作局面。近两年来，本人先后独立或参与起草公文材料100多份，其中有的材料受到领导和同事们的好评，有10多篇工作研讨文章被有关刊物采用。回想自己从事公文写作的经历，感慨颇多：既有挑灯夜战的辛劳，也有工作受到肯定的快乐；既有文章被采用的成就感，也有材料推倒重来的苦恼；既有质量上乘的佳作，也有质量欠佳的次品。在此，笔者愿与公文初学者一道探讨如何尽快“上路”的问题，如果能对大家有所裨益的话，那将是我莫大的欣慰。

一、积攒“下锅米”

俗话说：“巧妇难为无米之炊”。把它借用到公文写作中，“巧妇”即公文起草者，“米”就是平日积累的有用资料。起草公文材料时的文思泉涌，源于平时的学习与积累。谁学习得多、积累得好，谁起草公文材料就省时省力。公文写作不是“有感而发、为己立言”，而是“奉命作文，代人立言”，所谓“公文姓公，言不由衷，一声令下，笔快如风”，也就是说，不管你想写不想写，有感没有感，都得按时拿出来。如果平时没有积累，遇有紧急任务恐怕难以胜任，甚至会误事。因此，作为机关文字工作者，平时应特别注意有关资料的积累。

首先是素材的积累。这里所说的素材特指公文起草中可能会用到的资料。积累公文写作素材，要做生活的有心人，学会观察与思考，时刻关注国内外形势的发展变化，关注本地区、本单位的中心工作，关注领导人的重要活动，关注人民群众的心声，等等，并把自己的所见、所闻、所想和所感及时记载下来，形成文字素材，或将有关书籍、报纸、杂志上的有用资料裁剪下来，并分门别类地粘贴在专门的本子上。久而久之，聚腋成裘，这些就装满了你素材的仓库，起草公文时就不愁没有“下锅米”了。

其次是思想的积累。所谓思想，是指客观存在反映在人的意识中经过思维活动而产生的结果。就公文材料来说，思想往往是公文的主旨、灵魂。每个有志于搞好机关文字工作的同志，要通过阅读文件、参加会议、参观考察、下基层调研等多种渠道，及时捕捉闪现思想火花的新思路、新观念、新见解，并用专门的本子或卡片把它记载下来，形成自己的公文写作思想库。比如，在起草某个领导人讲话稿时，就可以从中找出领导人平时对某一问题的看法、意见等，甚至可以把它作为这个讲话的观点或一个标题。

再次是论述的积累。在公文材料起草过程中，有时要对某些问题进行论述，现编现写，费时费力，有时还论述不完整、不到位。如果平时有这方面的积累，一旦要论述某个问题时，就会很方便。比如，要论述那些“年年岁岁花相似”反复讲的有关抓落实、提高机关效能、加强作风建设、工作创新等话题，如果参照有关论述资料，并结合新的形势、新的任务和新的实践，恰到好处地加以改造，就可以收到“岁岁年年人不同”的效果。

此外，还有语言的积累。文字工作者必须重视语言积累，在大量的阅读中多积累一些脍炙人口的名言警句、生动鲜活的群众语言等，如能在公文起草中恰当引用，就会使我们的公文材料增色不少。

二、学做“模仿秀”

模仿本义是指有意或无意仿效他人的言行，使自己的言行与对方相似。把模仿用在公文写作中不失为一种行之有效的学习方法。南宋着名理学家朱熹说：“古人作文作诗，多是模仿前人而作之，盖学之既久，自然纯熟。”当代着名作家茅盾认为：“模仿是学习的最初形式。”学习绘画要求临摹，学习书法要求临帖，同样地，初学公文写作也离不开仿写。当年本人学习公文写作，用现在时髦的话说，可谓公文写作“模仿秀”。那时，我在海军某部当排长，因在报刊上发表了几篇“豆腐块”文章，便被上级机关破格调去了。一天，政治部主任对我说：“从一定意义上讲，机关工作就是搞文字工作，无论上情下达，下情上报，交流情况，推广经验，都离不开公文。做机关工作必须过文字关，过不了关，就请离开机关。”我当然希望留在大机关工作，也很想干一番事业。如何尽快提高公文写作水平，就成了我当时的头等大事。许多“老机关”也告诉我，他们学习公文写作也是从仿写开始的。于是，我便当起了“模仿秀”。

先是对句子的仿写，在公文写作过程中，参考优秀公文的某个句式或句子进行模仿、改写。然后进行“片断” 模仿，即对一些公文范文中的某一段或几段进行仿写。最后，便是对全文的模仿，包括对立意构思、谋篇布局、段落结构、开头结尾、过渡照应、句式表达等方面，进行全方位的仿写，并在一次次的仿写过程中认真揣摩、领悟，不断熟悉掌握公文写作的基本知识和技巧。记得自己起草的第一篇公文是××政治部《关于表彰××年度先进团组织和优秀团干部的通报》，基本上是按照以往通报范文仿写下来的，没有原文照抄，而是结合当年工作特点用全新的语言表述，受到了领导和同事们的好评。就是起草难度较大的领导人讲话稿，也是可以模仿的。一般说，领导人讲话稿往往在开始部分讲意义、谈认识，统一思想，讲增强紧迫感和责任感什么的。在中间部分，根据上级指示要求和该项工作的实际，有针对性地提出若干条意见，这往往要涉及到指导思想、方针原则、工作指标、完成时限、责任主体、方法步骤等内容。在最后部分，要总括全文要旨，或提出要求，或号召鼓劲，或提出保障性措施等。这样，在具体起草时，可以多找一些类似问题的领导讲话稿学习参考，以便开启思路，触类旁通。不过要注意，作为公文初学者，学习借鉴范文进行仿写或改写，是可以理解的，也是允许的。但如果仅仅停留在这个阶段，每次动笔都*模仿，不仿就不会写，那就成问题了。这好比小孩学步，开始时可以借助学步车走路，但长大后必须独立行走。

三、勤练“手中笔”

鲁迅在谈自己的写作体会时曾说：“文章应该怎样做，我说不出，因为自己的作文，是由于多看和练习，此外并无心得或方法的。”一些公文写作“高手”，也坦言其过硬的功夫来自于坚持不懈地练笔。唯有坚持勤练笔，才能做到厚积薄发，倚马可待。

“常看胸中有本，常写笔下生花”。那么怎样才能有效地练笔呢？这就要求公文初学者首先要“从读悟写”，养成读书的好习惯，认真阅读政治理论书籍和公文写作及其它方面的书籍，不断扩大知识面，不断提高理论素养和文化素养，并深刻领悟、细心体会公文或其它文章的写作技巧，真正把练笔建立在理解、吸收和积累基础上。其次要“常练常写”，如紧紧围绕一个中心、一种观点、一件事情、一个景物、一个场面等，或记叙、或说明、或议论或抒情。如果工作确实忙，也要记下当天的流水账或抄几句名言警句、精彩段子，关键是要坚持不懈地练笔。与此同时，有计划、有步骤地练写机关常用公文，比如，党政机关的20多种公文，可以试着都写一写，写成后对照业务书籍看像不像，并请人评判看写得好不好。再次要“主动求写”，平时要做好公文写作的准备，一有任务即能“出击”，一旦承担下来，就要全身心投入，竭尽全力，用自己的最高水平写出合格的公文来。闲时，要尽可能地争取练写机会，积极参与公文材料的写作，不要怕苦怕累，不要“见了材料就躲”。这样坚持练笔，才能使自己逐步成为写作的能手和高手。

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